Dit móést anders, maar hoe?
Ze werkten al zo’n dertig jaar met een zelf ontwikkeld systeem waarmee alle financiële handelingen van het bedrijf werden vastgelegd. Een gevalletje “veel pijltjes, weinig muis”, aldus Michael. “Onze administratieve werkwijze was in bijna veertig jaar nauwelijks veranderd. Daardoor misten we veel inzichten en kostte het doen van de administratie ons zeeën van tijd. Zo sloot mijn vader zich geregeld van vrijdag tot zondag op om zich met potlood en liniaal op honderden bankmutaties te storten.” Na het overlijden van Michaels vader werd definitief de knoop doorgehakt, dit moest anders, maar hoe?
Outsourcen it was!
Iemand aannemen om de processen te digitaliseren en optimaliseren had gekund, maar gezien de omvang en complexiteit werd gevreesd dat daarmee niet voldoende vooruitgang kon worden geboekt. “Daarom kozen we voor een externe partij die met alle financiële en administratieve topics direct raad weet. Zo kunnen we de grote stappen maken die nodig zijn, terwijl wij ons kunnen blijven focussen op onze core business.”
“Moni bleek de partij die we nodig hadden en gelukkig konden ze aanzienlijk snel voor ons aan de slag. Daar gingen zo’n twee maanden voorbereiding aan vooraf, want om Moni goed hun werk te kunnen laten doen, was onder meer de overstap naar een modern boekhoudpakket een harde eis”, vertelt Michael.
80 actiepunten
Eenmaal op stoom, kwamen er al snel maar liefst tachtig actiepunten boven tafel om de boekhouding en de bedrijfsvoering weer op het juiste spoor te krijgen. “Met een aantal daarvan konden we zelf aan de slag, maar het overgrote deel trok Moni naar zich toe.” Dat tekent Moni, vindt Michael, die Moni omschrijft als “een gretige partij die vaak zegt: laat ons dat maar doen”.
Méér dan waardevolle stap
In no time wordt duidelijk wat de nieuwe samenwerking betekent voor Espol. “Allereerst heeft het ons enorm veel tijd opgeleverd; slim automatiseren scheelt ons zeker zo’n 20% tijd op jaarbasis. Ook helpen nieuwe inzichten ons met het opstellen van scherpere KPI’s en kunnen we nu anticiperen op maandelijkse en zelfs wekelijkse rapportages, waar we voorheen pas na een kwartaal of zelfs een jaar goede inzichten kregen.”
‘Moni voelt als eigen collega’
“Moni heeft ons geweldig inzicht gegeven in ons financiële domein, en heeft met kennis en kunde direct een toevoeging gedaan aan onze organisatie”, besluit de ondernemer. “Ondanks dat we outsourcen verkozen boven het aannemen van een nieuwe medewerker, voelt het inmiddels toch bijna alsof Moni bij ons op de vloer aanwezig is. Er is altijd een expert beschikbaar die ons kan helpen bij belangrijke bedrijfsbeslissingen en we kunnen zelfs met de meest complexe administratieve of financiële vraagstukken bij hen terecht.”
Ook geholpen worden in de digitalisatie van jouw bedrijf? Kom langs voor een gratis adviesgesprek en ontdek de mogelijkheden van Moni.