Via-via ontmoet Dennis onze Harold. En dan ontdekt hij nóg iets. Dennis verwerkte de facturen handmatig en ontdekte in gesprek met Harold dat de structuur beter kan. Crediteuren betaalde hij op het laatste moment met alle onrust als gevolg. Inmiddels beheert moni de complete boekhouding van DIEK. De maandelijkse ‘Boekhouddag’ is ‘DIEKdag’ geworden, rekeningen worden op tijd betaald en Dennis kan zich weer focussen op de groei van DIEK.
“Ik had gehoopt dat ik moni twee jaar eerder was tegengekomen”
DIEK is sinds 2013 een full-service dienstverlener op het gebied van telecommunicatie. Het bedrijf is opgericht door Dennis Arends en is een field service organisatie dat monteurs en engineers in dienst heeft en stuurt.
Bij DIEK zijn technici van levensbelang. Het bedrijf heeft veel verstand van zaken en begrijpt wat haar klanten willen en verwachten. DIEK is sinds de oprichting winstgevend en groeit snel. De financiën regelt Dennis als startende ondernemer allemaal zelf. Als DIEK harder en harder groeit, wordt dit steeds meer werk. De stapel administratie die weggewerkt moet worden groeit samen met DIEK en Dennis is steeds meer tijd kwijt aan handmatig facturen verwerken.
Dennis komt bij moni en ontdekt dat zijn administratie veel efficiënter kan. Sterker nog, het hield de groei van DIEK tegen.
De boekhouding wordt tijdrovend en frustrerend
In de beginjaren van DIEK lukt het Dennis om zelf de administratie te doen. Tot het moment dat de stapel afschriften van ING maandelijks hoger wordt. Dennis gaat uitstellen tot de welbekende ‘boekhouddag’ aan het einde van de maand. Die dagen vullen zich met het doorspitten naar die ene boeking. Tijd sijpelt weg tussen de facturen en Dennis gaat zich steeds meer frustreren.
Een boekhouder wordt noodzakelijk voor DIEK
Dennis is een rasondernemer en wil zoveel mogelijk zelf doen. Zo bespaart hij kosten en houdt hij zelf overzicht op zijn financiën. Hij gebruikt Exact en Excel, bankafschriften voert hij handmatig in. Na een paar jaar heeft hij jaarrekeningen nodig en hij schakelt een boekhouder in.
“Ik ben het type die het liever eerst zelf doet zodat, als ik het uitbesteed, ik weet wat ik uitbesteed. Niet vanuit de overtuiging dat ik het zelf beter kan, maar dan kost het me eerst geen geld en heb ik als ik het uitbesteed verstand van zaken”
Behoefte aan meer financieel inzicht want DIEK groeit
Zo gaat het vijf jaar en DIEK groeit hard door. Door deze groei ontstaat er een behoefte bij Dennis voor meer financieel inzicht in zijn organisatie. Via een kennis komt Dennis in 2018 in contact met Harold van moni.
Ze spreken af en tijdens de kennismaking leren Dennis en Harold elkaar kennen. Wat levert DIEK? Hoe werkt moni? Hoe kunnen ze samenwerken? Tijdens het gesprek leert Dennis dat moni ook een kleiner ‘MKB-bedrijfje’ als DIEK ook op maat kan bedienen.
Dit zien we vaker bij klanten van moni. Het zijn ondernemingen die te groot zijn om de boekhouding zelf te doen, maar te klein voor een eigen afdeling ‘Finance’. Toch zijn er verschillen:
1) Hoeveel kennis is er?
2) Welke ondersteuning is nodig?
3) Hoe complex is de boekhouding?
Door de verschillen biedt moni zijn diensten altijd op maat aan.
Het idee van een op maat gemaakte dienstverlening die verder gaat dan de administratie, spreekt Dennis aan. Het duurt niet lang tot moni de boekhoudtaken uit Dennis’ handen neemt.
“Ik was altijd wel redelijk efficiënt als het aankwam op mijn boekhouding, maar alsnog bespaar ik nu zeeën van tijd. Veel van mijn financiële processen zijn nu samen met moni ook geautomatiseerd. Je kunt niet tegen de snelheid van de techniek op. Ik had gehoopt dat ik moni al twee jaar eerder was tegengekomen”
Verkeerde rapportagestructuur geeft financieringsproblemen
Samen met moni komt Dennis erachter dat hij de financiën op een verkeerde manier verwerkt in Exact. Hij boekt zijn debiteuren pas in Exact als het geld binnenkomt en betaalt zijn crediteuren pas op het laatste moment. Het ‘werkt’, maar eigenlijk heeft Dennis een financieringsprobleem.
Dennis heeft geen inzicht in wat hij nog moet factureren. Hij rapporteert op maandniveau (de kosten en opbrengsten moeten altijd in dezelfde periode zijn), maar dit werkt niet goed omdat hij niet alleen kan factureren op maandniveau. Zo verliest hij grip op de boekhouding:
“Ik boekte bankafschriften handmatig maandelijks in. Inkoopboekingen maakte ik in Excel, boeking deed ik in Exact pas als de betaling voor de inkoop eruit ging. Pas toen ik met moni ging samenwerken leerde ik hoe foutgevoelig het maken van verkoopfacturen in Excel is. Ik deed mijn debiteurenbeheer door bankafschriften en (in Excel gemaakte-) verkoopfacturen naast elkaar leggen en dan vervolgens afstrepen welke facturen betaald werden. Daardoor klopte mijn inzicht niet, ik boekte pas op momenten dat het geld er in en uit ging.”
Het is een probleem dat moni vaker ziet bij klanten die aankloppen. Er wordt verkeerd gerapporteerd en hun oude accountants voeren daarom op het eind van het jaar een correctieronde door om dit recht te trekken.
Het voordeel van samenwerken met moni is dat ze twaalf keer per jaar weten hoe ze ervoor staan. Op het eind van het jaar mag de jaarafsluiting van onze klanten niet meer afwijken van de jaarrekening.
Met moni verdwijnen deze problemen als sneeuw voor de zon. Nu hoeft hij alleen nog maar een factuurtje per mail te sturen. Dit geeft hem extra tijd en rust, en die kan hij als rasondernemer uiteraard goed gebruiken.
Bruikbaar inzicht door een correcte boekhouding
Door moni krijgt Dennis grip op zijn financiën. Met zijn eigen structuur kreeg hij inzicht in de winst- en verliesrekening. Alleen de manier van rapporteren was niet de beste manier.
De kans op fouten is groter.
Door moni klopt de structuur en krijgt hij scherp inzicht in de cijfers. Het is de basis om de juiste beslissing te nemen. Keuzes die DIEK verder laten groeien.
“Als eigenwijze ondernemer dacht ik dat ik het moeilijk zou vinden om mijn financiën los te laten. Het viel me uiteindelijk reuze mee. Ik realiseerde me al snel dat ik al veel eerder iets had moeten doen en dat ik het te lang zelf heb gedaan.”
Het enige wat Dennis aan het begin moeilijk vind is het aanleren van de fonkelnieuwe structuur. Hij was gehecht aan zijn eigen rapportagestructuur en dit veranderde opeens. De communicatie en persoonlijke begeleiding van moni in fysieke besprekingen gaven hem uiteindelijk alsnog vertrouwen.
Volledige focus op het ondernemen
De samenwerking begint smal, maar smaakt naar meer. De werkwijze van moni wekt vertrouwen bij Dennis en hij besteedt meer taken uit aan moni. In drie jaar is de samenwerking zo gegroeid dat hij nauwelijks omkijkt naar de boekhouding. Met de rust, inzicht en tijdsbesparing die hij nu heeft kan hij zich weer volledig focussen op het ondernemen.
Wil je net als Dennis weer volledige focus op ondernemen? Stel je aan ons voor! Wie ben je? Wat doe je? Hoe kunnen wij je helpen?