Real time inzicht is ook maar relatief

18 mei 2017

Steeds meer accountancybedrijven helpen klanten processen strak in te richten. Ondernemers krijgen zo meer grip op en inzicht in hun financiële situatie. MTH richtte er een apart label voor op, MONI. In gesprek met Harold Klein Swormink, directeur van dit label.

MONI (‘Meer Ondernemen Nieuwe Inzichten’) ziet ondernemers graag komen, maar er is wel een voorwaarde verbonden aan de samenwerking, vertelt Harold Klein Swormink RA, partner bij MTH en directeur van MONI. Namelijk: de klant werkt geheel of grotendeels in de cloud of is bereid dat te gaan doen. De dienstverlening geschiedt na de start voor een groot deel op afstand. ‘Wat wij doen is een combinatie van automatisering en outsourcing van administratief en controllerswerk. We analyseren de processen en kijken welke software er reeds gebruikt wordt, adviseren over verbeteringen, implementeren nieuwe software of koppelingen tussen de gebruikte softwarepakketten. Daarna nemen onze controllers en assistent-controllers de administratie grotendeels over en helpt de controller op locatie bij de interpretatie van de cijfers. Als de informatie-infrastructuur optimaal is ingericht, zijn excelletjes niet meer nodig, verdwijnen dubbele handelingen, hoeven kasbladen niet meer handmatig te worden bijgehouden en kan de goedkeuring van inkoopfacturen digitaal plaatsvinden. Dit alles bespaart tijd en dus kosten, en levert actueel inzicht in de stuurinformatie.
Klein Swormink zag het traditionele businessmodel van accountants aan waarde verliezen, omdat ondernemers om uiteenlopende redenen steeds meer behoefte hebben aan actuele stuur- en managementinformatie. De groei van het aantal cloudoplossingen kwam daarbij als geroepen.

Duaal werkte niet

Het businessmodel dat Klein Swormink voor ogen had, kwam onvoldoende uit de verf in combinatie met de traditionele samenstelpraktijk. ‘Toen MONI nog geen aparte businessunit was, zag ik al snel in dat duaal werken niet goed functioneert’, zegt hij. ‘Met klanten spreken we af dat bepaalde delen van de dienstverlening binnen een etmaal in het systeem zitten. Ons kantoor had medewerkers die bezig waren met samenstellen en tegelijk MONI moesten ondersteunen. Dus als een collega even afgeleid was door een ad hoc vraag van een klant of versneld een jaarrekening moest opleveren, kwam er zand in de machine en bleven scans liggen. Toen hebben we besloten: we maken er een aparte businessunit van. Die levert aan de accountant in principe de administratie kant en klaar op’. Ook de accountant heeft er volgens Klein Swormink wat bij te winnen: die kan in deze driehoeksverhouding zijn cliënt goed adviseren.

Personele consequenties

Een hoge automatiseringsgraad heeft vaak personele consequenties, aldus Klein Swormink. MKB-bedrijven die nu vaak nog meerdere mensen op de administratie hebben zitten, kunnen die capaciteit sterk terugbrengen, in sommige gevallen zelfs tot nul. ‘Onze aanpak ontzorgt ondernemers niet alleen, maar borgt ook de continuïteit, bijvoorbeeld bij ziekte, vertrek van de administratieve medewerker of tijdens vakanties. Als er bij ons iemand afwezig is, neemt een ander het over’.
De grootste beloning voor ondernemers is dat ze altijd bij zijn, zegt Harold. Al relativeert hij zijn eigen opmerking meteen: ‘Als kassamutaties en verkoopmutaties real time verwerkt worden, is de omzet inderdaad direct bijgewerkt. Maar als die inkoopfacturen niet tijdig worden verzonden naar de digitale brievenbus van het systeem, heb je op dat moment niet je kosten en resultaat in beeld. Ga je de bank afletteren terwijl inkoopfacturen nog niet binnen zijn, dan staan bankmutaties op een tussenrekening te wachten tot deze facturen binnenkomen. De informatieve waarde van “real time” hangt sterk af van de behoefte van en het type ondernemer’.

Verschillende behoeftes

Met een concrete toelichting: ‘Bij iemand die één keer in de maand een management fee stuurt en daarnaast loon heeft in zijn holding, moet je je afvragen wat het nut is van real time bij zijn. Bij een horecaondernemer is het een ander verhaal. Die wil dagelijks zijn kas opmaken en continu weten hoe het zit met de omzet in relatie tot de ingezette uren. Dat kan door het kassa-, rooster- en salarissysteem te koppelen aan Exact Online en het managementdashboard. Hij zal ook zijn brutomarge willen kennen voor de verschillende omzetgroepen (drank hoge BTW, drank lage BTW, keuken etc.). Dagelijks analyse van de brutomarges is weinig zinvol, omdat inkoopfacturen niet ieder uur komen, maar eens per week of zelfs eens per maand. Ondernemers zelf verschillen ook sterk: de een hecht eraan wekelijks zijn debiteuren in te zien, de ander heeft al rust bij eens in de maand. Betreft het een horecabedrijf van enige omvang, dan zal die ondernemer ook wekelijks aan zijn crediteurenverplichtingen willen voldoen. De inkoopfacturen moeten dan al klaar staan in het systeem, en de bank moet bijgewerkt zijn’.

Planningsschema

Op die verschillende behoeftes en relevantie stemt MONI de dienstverlening af, zegt Harold. ‘We maken samen met de klanten een planningsschema, dat heldere afspraken bevat: wanneer willen ze rekeningen betalen, debiteuren beheren, managementinformatie inzien’. De klant die eruit wil halen wat erin zit, moet zich ook aan zijn deel van de afspraken houden, zegt Klein Swormink, al hoeft dat relatief weinig moeite te kosten: ‘Directeuren/eigenaren van de relatief kleinere ondernemingen zetten de binnenkomende facturen na controle op juistheid vaak zelf door naar de digitale brievenbus van Exact Online. Liefst meteen, anders werkt het systeem niet optimaal. Real time inzicht bestaat alleen als de klant daar zelf aan meewerkt’.